交通运输行业

——北京某工程项目信息门户系统

面临的问题与挑战

在大型工程项目中,由于涉及多个部门和多个外部单位协同办公,很容易出现如下问题:

当前各项准备工作做充分了没有?

大部分项目信息及工程合同信息都是纸质信息归档,没有电子化归档?

项目前期类文档的分类不明确?

合同分类与专业类别分类不规范,各部门对合同分类没有统一标准?

各部门比选流程不统一,没有规范化?

将传统招投标方式转化为电子招投标方式?

统一规范各施工单位的初始清单、清单核算审批单等编写格式?

如何规范工程建设项目审批运行机制?

随着信息化应用的不断深入和技术的不断更新,企业希望能够借助信息化科技手段,建立统一的信息化平台,实现工程建设项目的建造过程管理的规范化、流程化与精细化。

系统概述

北京某工程项目信息门户系统通过业务标准化、制度化、流程化方法,运用现代信息技术,加强组织行为管理,监控制度执行与工作绩效,工作任务实时督办,提高成员的执行力;实现跨部门流程化协同工作,加强业务规范,提升工作效率;全方位掌控招标代理机构、咨询服务机构、施工单位、监理单位等协同单位资源,稳定协同单位关系,提升协同单位服务质量;规范企业信息管理,多级权限控制,确保企业信息安全;通过全面的企业信息化解决方案,快速提高整体信息化水平,提升企业未来竞争力。

项目管理:搭建项目信息库,管理公司全部项目信息,项目类型主要分为 在建项目、拟建项目和储备项目。

项目前期:主要包括项目前期文档的分类归档与整理。

招投标管理及前期比选:把传统招标、投标、评标、合同等业务过程全部实现数字化、网络化、高度集成化的新型招投标方式,同时具备数据库管理、信息查询分析等功能。

合同管理:实现了合同全生命周期过程管理,包括合同模板、合同拟定、主管部门审核、财务审核、法务审核、公司领导批准、归档等审批流程,为单位的合同管理保驾护航。

合同计量支付:制定了施工单位的初始清单、清单核算审批单等格式的编写规范,同时规范了工程建设项目审批运行机制,加快了审批时限。

系统价值

实现信息有效的流通:消除了企业内部信息流通不畅的问题,促进企业内部人员的有效沟通,提高了员工的合作意识,增强了企业的凝聚力。实现跨部门流程化协同工作,加强业务规范,提升工作效率

提高工作效率:通过公文流转的自动化,避免了传统公文流转时由于手工递送而带来的工作延误以及人员、时间的浪费,保证了工作能够快捷、准确的被处理

实现有效管理:有效监管工作人员的工作情况,实现实时工作任务的监督与催办

职责分明:明确工作岗位与工作职责,增强人员的责任感,减少工作中的推托、扯皮等现象

浏览器使用方式,无须安装专用程序,实现远程办公和移动办公,使办公不再受地域的影响,可以通过网络连接随时随地办公

信息集中管理、支持企业内部用户信息共享

支持流程表单自定义、工作流程自定义,迎合不同部门的内部流程

通过项目信息库的基础数据,利用柱状图、曲线图、折线图、饼状图,展示项目在实施各阶段及过程中的数据分析、统计

电子招投标能够更快、更好、而且更公开透明地完成招投标的管理工作,极大地提高了招投标的效率,节省了招投标的成本

统一审批流程,统一信息数据平台,统一审批管理体系,统一监管方式,实现工程建设项目审批制度规范化,构建“全流程覆盖、全周期服务、全要素公开、全方位监管”的工程建设项目审批和管理体系